はじめに
ChatGPTは、文章作成・データ整理・資料作成など、日々の業務を驚くほど効率化できるAIツールです。しかし、「便利そうだけど、どう使ったらいいの？」「プロンプトってなに？」と感じる方も多いでしょう。
この記事では、ChatGPTを使って業務効率をぐっと上げる具体的な使い方を、誰でもわかるように丁寧に解説します。今回は、特に「議事録作成」「PowerPoint資料作成」「画像生成」など、実務で役立つ活用術に焦点を当てています。
そもそも「プロンプト」ってなに？
ChatGPTを使ううえでよく出てくるのが「プロンプト」という言葉です。
プロンプトとは、AIに対する“指示文”のことを指します。例えば、
- 「5歳の子どもにもわかるように、地球温暖化について説明してください」
- 「英語の自己紹介文を作ってください」
といったように、AIに“してほしいこと”を文章で伝えるのがプロンプトです。
上手なプロンプトを使うと、ChatGPTはより的確で役立つ回答を返してくれます。この記事では、実際に使えるプロンプト例もたくさんご紹介していきます！
ChatGPTの基本操作
1. ChatGPTにアクセス
まず、ブラウザからChatGPT（https://chat.openai.com）にアクセスします。
2. アカウントを作成（またはログイン）
メールアドレスやGoogleアカウントで簡単に登録可能です。
3. チャット画面でプロンプトを入力
画面下の入力欄に質問や指示文（プロンプト）を入力して「送信」すれば、すぐにAIが答えてくれます。
業務に使える活用例
1. 議事録の自動作成
会議の内容を録音またはメモしておき、以下のように入力します：
プロンプト例： 「以下は4月10日の社内会議のメモです。これを要点をまとめた議事録にしてください。」 （→メモ内容をそのまま貼り付ける）
ChatGPTは、文を整えたり、要点を分かりやすくまとめてくれます。
**ポイント：**箇条書きにするようお願いすると、見やすくなります。
2. PowerPoint資料の下書き作成
ChatGPTはパワポの“中身（文章部分）”を作成するのが得意です。
プロンプト例： 「中学生向けに『AIのしくみ』を説明するPowerPointの構成と説明文を作ってください」
スライド構成や1枚ごとの説明文まで自動で作成してくれます。
3. 画像生成の指示出し
ChatGPT単体では画像は作れませんが、ChatGPTで画像生成ツールに渡す“説明文（プロンプト）”を作成することができます。
プロンプト例： 「春の公園で遊ぶ子どもたちを描いたイラストを生成するための英語プロンプトを作ってください」
このような英語のプロンプトを、画像生成AI（例：DALL·E、Midjourneyなど）に使えば、高品質なイラストが手に入ります。
ChatGPTで業務効率がアップする理由
- 文章の書き直しが一瞬で終わる
- 資料の下書きがすぐに完成
- タスクの優先順位づけも相談できる
- Excelの関数やコードの使い方も聞ける
単なるチャットツールではなく、「24時間使える優秀なアシスタント」として大活躍してくれます。
忙しいビジネスパーソンにおすすめの使い方【詳細解説】
1. タスク整理：やるべきことを可視化して頭をスッキリ！
活用例プロンプト：
「今日中に終わらせるべき業務を整理して」
詳しい解説：
朝イチにChatGPTへ「今日やるべき仕事を整理したい」と伝えることで、自分の頭の中にある業務をリスト化できます。
ChatGPTは以下のような形式で整理してくれます：
今日のタスク：
1. 10時：クライアントAとの打ち合わせ（オンライン）
2. 11時〜12時：企画書の修正作業
3. 13時：営業部会議（社内会議室）
4. 15時：見積書の作成と送付
5. 17時：メール返信・タスク整理さらに、「優先順位をつけて」「時間ごとにブロック化して」など、指示を加えることで、より実用的なタスクリストになります。
2. メール文作成：シーンに合わせた丁寧な文面を素早く
活用例プロンプト：
「取引先に送る謝罪メールの文面を丁寧に書いてください」
詳しい解説：
急いでいても、ビジネスマナーを守った丁寧なメール文を作成するのは意外と難しいものです。
ChatGPTはトーンや目的に応じて、適切な文章を提案してくれます。例えば：
件名：納品遅延に関するお詫び
〇〇株式会社
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社の△△でございます。
このたびは、納品が予定より遅れてしまい、ご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
原因は◯◯であり、再発防止のため◯◯を徹底してまいります。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具「やわらかめ」「カジュアル」「英語で」といった指示もOKです！
3. 企画アイデア出し：壁打ち相手としても超優秀
活用例プロンプト：
「地域イベントの企画案を3つください」
詳しい解説：
アイデアに行き詰まったときや、ブレストの材料が欲しいときにも活躍します。ChatGPTはテーマに応じて、具体的な企画を複数提案してくれます。
例：
地域イベントの企画案：
1. 地元グルメフェスティバル
→商店街と連携し、飲食ブースを出店。スタンプラリー形式で回遊性を高める。
2. 親子向け体験ワークショップ
→木工教室やアート体験、手作りキャンドルなど、地域の職人とコラボ。
3. 夜のマルシェ＆ライトアップ
→ライトアップした公園で夕方からのナイトマーケット。音楽ライブもあり。さらに「季節は春で」「20代女性がメインターゲットで」など、条件を加えれば、よりターゲットに合ったアイデアが返ってきます。
このように、ChatGPTはビジネスパーソンの業務効率を支える“デジタルアシスタント”として非常に優秀です。
手が止まってしまったとき、少しの指示で動いてくれる存在があると、仕事がグッと楽になりますよ。
よくある質問（Q&A）
Q. ChatGPTは無料で使えますか？ A. 基本機能は無料で使えます。有料版（ChatGPT Plus）では、より高性能なモデルを利用できます。
Q. セキュリティは大丈夫？ A. 機密情報は入力しないよう注意が必要ですが、通常の業務支援には問題ありません。
Q. 何を聞いたらいいかわからないときは？ A. 「仕事で便利なChatGPTの使い方を教えてください」と聞くだけでもOKです。
まとめ｜AIを味方につけて、毎日の仕事をもっとラクに！
ChatGPTは、文章作成、資料作り、タスク管理など、さまざまな業務を効率化できる心強いツールです。
「プロンプト」さえマスターすれば、どんな方でもすぐに使いこなせます。この記事をきっかけに、まずは1つの業務から試してみてください。
日々の仕事がグッと楽になり、空いた時間を本当に大事なことに使えるようになりますよ！
気になることや「この業務でも使える？」という質問があれば、ぜひコメント欄で聞いてくださいね！
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